Οδηγίες για την ηλεκτρονική υπεύθυνη δήλωση και εξουσιοδότηση

Οδηγίες για την ηλεκτρονική υπεύθυνη δήλωση και εξουσιοδότηση

Επείγουσες οδηγίες για τη εφαρμογή των ψηφιακών υπηρεσιών ηλεκτρονικής υπεύθυνης δήλωσης και εξουσιοδότησης

Οι οδηγίες αφορούν στη δυνατότητα υποβολής με ηλεκτρονικό τρόπο και μέσω αυθεντικοποίησης με κωδικούς taxisnet της αίτησης, της υπεύθυνης δήλωσης και της εξουσιοδότησης στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr)

Σχετικά: Ηλεκτρονικά η έκδοση εξουσιοδότησης και υπεύθυνης δήλωσης

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ
Δ/νση: Αλ. Πάντου και Φραγκούδη, Καλλιθέα
Πληροφορίες: 2152157843

ΥΨη∆ 23/03/2020
Α. Π.: 7335 ΕΞ 2020

Θέμα: «Επείγουσες οδηγίες για τη εφαρμογή των ψηφιακών υπηρεσιών ηλεκτρονικής υπεύθυνης δήλωσης και εξουσιοδότησης στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr)»

Σας γνωρίζουμε ότι δημοσιεύτηκε η από 20.03.2020 Πράξη Νομοθετικού Περιεχομένου (ΠΝΠ) (Α΄ 68), στην οποία περιλαμβάνονται διατάξεις σχετικά με τη εσπευσμένη θέση σε λειτουργία της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης (gov.gr). Ειδικότερα στην ΠΝΠ περιλαμβάνονται τα άρθρα εικοστό τέταρτο έως εικοστό όγδοο, που αφορούν στη δυνατότητα υποβολής με ηλεκτρονικό τρόπο και μέσω αυθεντικοποίησης με κωδικούς taxisnet της αίτησης, της υπεύθυνης δήλωσης και της εξουσιοδότησης. Προς τον σκοπό της ενημέρωσης των υπηρεσιών των φορέων της Γενικής Κυβέρνησης σχετικά με τον τρόπο χρήσης, εκ μέρους τους, των ως άνω ψηφιακών υπηρεσιών, σας γνωρίζουμε, κατά λόγο αρμοδιότητας, τα εξής:

Α. Δικαίωμα χρήσης της ΕΨΠ

Κάθε φυσικό πρόσωπο που ενεργεί για τον εαυτό του ατομικά ή με την ιδιότητα νομίμου εκπροσώπου νομικού προσώπου (χρήστης), ή με οποιαδήποτε άλλη ιδιότητα εκπροσώπησης ή αντιπροσώπευσης τρίτου προσώπου που θα ορίζεται από το χρήστη ρητά στο σώμα του εγγράφου, δύναται να εκδίδει έγγραφα, όπως υπεύθυνη δήλωση, εξουσιοδότηση και αίτηση μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr) του άρθρου 52 του ν. 4635/2019 (Α’ 167), της οποίας η παραγωγική λειτουργία, καθώς και η τεχνολογική ανάπτυξη και υποστήριξη ανήκει στη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (ΓΓΠΣΔΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Η δυνατότητα έκδοσης των ανωτέρω εγγράφων παρέχεται μέσα από αντίστοιχες υπηρεσίες-ηλεκτρονικές εφαρμογές που λειτουργούν στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη.

Β. Αυθεντικοποίηση χρηστών της ΕΨΠ

Για την πρόσβαση στις ως άνω υπηρεσίες, απαιτείται η προηγούμενη αυθεντικοποίηση του χρήστη, με την χρήση των κωδικών-διαπιστευτηρίων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (taxisnet).

Στον ιστότοπο της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης ο χρήστης επιλέγει μία από τις ακόλουθες υπηρεσίες:

α) Υπεύθυνη δήλωση,
β) Εξουσιοδότηση,
γ) Αίτηση.

Στη συνέχεια, το σύστημα μεταφέρει τον χρήστη στο περιβάλλον της ΓΓΠΣΔΔ, προκειμένου να λάβει χώρα η αυθεντικοποίηση του χρήστη, δηλαδή η επαλήθευση των στοιχείων της ταυτότητάς του, με χρήση των διαπιστευτηρίων της ΓΓΠΣΔΔ (κωδικοί taxisnet).

Γ. Διαδικασία έκδοσης Ηλεκτρονικής Υπεύθυνης Δήλωσης (e-dilosi).

Γ1. Ενέργειες πολιτών

α) Αφού ολοκληρωθεί η αυθεντικοποίηση, ο χρήστης προβαίνει στην επιλογή του επιθυμητού μεταξύ των προσυμπληρωμένων προτύπων ή του γενικού προτύπου με ελεύθερο κείμενο. Τα προσωπικά στοιχεία του χρήστη εμφανίζονται προσυμπληρωμένα στην υπεύθυνη δήλωση. Στην περίπτωση που στο επιλεγέν πρότυπο δεν εμφανίζονται προσυμπληρωμένα όλα τα στοιχεία του χρήστη, τα κενά πεδία συμπληρώνονται από τον ίδιο τον χρήστη. Τέλος, ο χρήστης συντάσσει την υπεύθυνη δήλωση με βάση το πρότυπο που επέλεξε.

β) Ο χρήστης, αφού προβεί σε επισκόπηση της συνταχθείσας υπεύθυνης δήλωσής του, πρέπει να ακολουθήσει τη διαδικασία συναίνεσης/αποδοχής του περιεχομένου της. Η διαδικασία αυτή διενεργείται μέσω της αποστολής από το σύστημα ενός μοναδικού κωδικού, που του αποστέλλεται με SMS στον αριθμό κινητού τηλεφώνου που έχει δηλώσει.

γ) Μετά την ολοκλήρωση της περιγραφόμενης στην προηγούμενη υποπαράγραφο (β) διαδικασίας συναίνεσης/αποδοχής, ολοκληρώνεται η έκδοση της ηλεκτρονικής υπεύθυνης δήλωσης, η οποία, πλέον, φέρει έναν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε μορφή QR code καθώς και την ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, στην οποία αναγράφεται η ακριβής ημερομηνία και ώρα. Ο χρήστης μπορεί είτε να αποθηκεύσει τοπικά στον υπολογιστή του το αρχείο της υπεύθυνης δήλωσης ή να επιλέξει να του σταλεί ο υπερσύνδεσμος μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email) ή μέσω γραπτού μηνύματος (sms). Η αναγραφόμενη στην ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης ημερομηνία αντιστοιχεί και λογίζεται ως ημερομηνία έκδοσης της ηλεκτρονικής υπεύθυνης δήλωσης. Με αυτόν τον τρόπο, ηλεκτρονική υπεύθυνη δήλωση, που συντάχθηκε σύμφωνα με τα ανωτέρω, συνιστά έγγραφο βέβαιης χρονολογίας, τόσο στην ηλεκτρονική όσο και στην έντυπη μορφή της.

δ) Στο σημείο αυτό, ο χρήστης έχει τις εξής δυνατότητες: Είτε αποστέλλει τον υπερσύνδεσμο μαζί με τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης της συνταχθείσας ηλεκτρονικής υπεύθυνης δήλωσής του στον φορέα-λήπτη μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email) ή μέσω γραπτού μηνύματος (sms), είτε ενημερώνει τηλεφωνικά τον φορέα-λήπτη για τον ως άνω αναγνωριστικό αριθμό είτε εκτυπώνει την ηλεκτρονική υπεύθυνη δήλωσή του, με σκοπό να την προσκομίσει στον φορέα-λήπτη. Ιδιαιτέρως συνιστάται να μην ακολουθείται η εκτύπωση παρά μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις αδυναμίας.

Γ2. Ενέργειες δημοσίων φορέων

α) Ο φορέας-λήπτης της υπεύθυνης δήλωσης υποχρεούται να αποδέχεται την κατά τα ανωτέρω εκδοθείσα υπεύθυνη δήλωση σε μία από τις ανωτέρω περιγραφείσες μορφές.

β) Στην περίπτωση που ο χρήστης αποφασίσει να αποστείλει ηλεκτρονικά την ως άνω υπεύθυνη δήλωση, ο αρμόδιος υπάλληλος του φορέα-λήπτη θα λάβει ένα email ή ένα sms με έναν υπερσύνδεσμο μαζί με τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης. Μέσω του υπερσυνδέσμου, ο υπάλληλος του φορέα-λήπτη μπορεί να αποκτήσει εικόνα της ηλεκτρονικής υπεύθυνης δήλωσης. Συγκεκριμένα, πατώντας τον υπερσύνδεσμο ο υπάλληλος μεταφέρεται στο περιβάλλον αυθεντικοποίησης της ΓΓΠΣΔΔ, όπου καλείται να αυθεντικοποιηθεί με κωδικούς taxisnet. Μετά την αυθεντικοποίησή του, ο υπάλληλος μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στο περιεχόμενο της ηλεκτρονικής υπεύθυνης δήλωσης. Επιπλέον, με τη χρήση του υπερσυνδέσμου κάνει ταυτόχρονα και επαλήθευση του περιεχομένου της ηλεκτρονικής υπεύθυνης δήλωσης συγκρίνοντας τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης στο σώμα της υπεύθυνης δήλωσης με αυτόν που έλαβε στο email ή με sms.

γ) Στην περίπτωση που ο υπάλληλος λαμβάνει την εκτυπωμένη υπεύθυνη δήλωση, έχει τη δυνατότητα να επαληθεύσει το περιεχόμενο της ηλεκτρονικής υπεύθυνης δήλωσης, κάνοντας χρήση της υπηρεσίας επαλήθευσης του gov.gr πληκτρολογώντας τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης της υπεύθυνης δήλωσης. Συγκεκριμένα, ο υπάλληλος όταν εισέρχεται στην υπηρεσία επαλήθευσης μεταφέρεται στο περιβάλλον αυθεντικοποίησης της ΓΓΠΣΔΔ, όπου καλείται να αυθεντικοποιηθεί με κωδικούς taxisnet. Μετά την αυθεντικοποίησή του, ο υπάλληλος μπορεί να επιβεβαιώσει το περιεχόμενο και τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό της υπεύθυνης δήλωσης. Επισημαίνεται ότι ο μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης ενυπάρχει τόσο στην ηλεκτρονική όσο και στην έντυπη μορφή της υπεύθυνης δήλωσης.

δ) Σε περίπτωση αμφισβήτησης του περιεχομένου της υπεύθυνης δήλωσης ή της ταυτότητας του δηλούντα αυτής (άρνησης της αποδοχής υποβολής), η ΓΓΠΣΔΔ, υπό την ιδιότητα του παρόχου της υπηρεσίας έχει την αρμοδιότητα να επιβεβαιώνει το περιεχόμενο της υπεύθυνης δήλωσης, καθώς και τα αναγκαία στοιχεία αναφορικά με τον τρόπο που έλαβε χώρα η αυθεντικοποίηση της δήλωσης και να κοινοποιεί αυτά είτε στον δηλούντα είτε στον αποδέκτη της υπεύθυνης δήλωσης είτε σε οποιονδήποτε αποδεικνύει ειδικό έννομο συμφέρον, υπό τις προϋποθέσεις του άρθρου 5 παρ. 2, 3 και 5 του ν. 2690/1999 (Α΄45), όπως ισχύει. Για τον σκοπό αυτό, η ΓΓΠΣΔΔ τηρεί τα αναγκαία μεταδεδομένα για χρονικό διάστημα τουλάχιστον επτά (7) ετών.

Δ. Διαδικασία έκδοσης Ηλεκτρονικής Εξουσιοδότησης.

Δ1. Ενέργειες πολιτών

α) Αφού ολοκληρωθεί η αυθεντικοποίηση, ο χρήστης προβαίνει στην επιλογή του επιθυμητού μεταξύ των προσυμπληρωμένων προτύπων ή του γενικού προτύπου με ελεύθερο κείμενο. Τα προσωπικά στοιχεία του χρήστη εμφανίζονται προσυμπληρωμένα στην εξουσιοδότηση. Στην περίπτωση που στο επιλεγέν πρότυπο δεν εμφανίζονται προσυμπληρωμένα όλα τα στοιχεία του χρήστη, τα κενά πεδία συμπληρώνονται από τον ίδιο. Τέλος, ο χρήστης συντάσσει την εξουσιοδότηση με βάση το πρότυπο που επέλεξε.

β) Ο χρήστης, αφού προβεί σε επισκόπηση της συνταχθείσας εξουσιοδότησής του, πρέπει να ακολουθήσει τη διαδικασία συναίνεσης/αποδοχής του περιεχομένου της. Η διαδικασία αυτή διενεργείται μέσω της αποστολής από το σύστημα ενός μοναδικού κωδικού, που του αποστέλλεται με SMS στον αριθμό κινητού τηλεφώνου που έχει δηλώσει.

γ) Μετά την ολοκλήρωση της περιγραφόμενης στην προηγούμενη υποπαράγραφο (β) διαδικασίας συναίνεσης/αποδοχής, ολοκληρώνεται η έκδοση της ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης, η οποία, πλέον φέρει έναν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και μορφή QR code καθώς και την ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, στην οποία αναγράφεται η ακριβής ημερομηνία και ώρα. Ο χρήστης μπορεί είτε να αποθηκεύσει τοπικά στον υπολογιστή του το αρχείο της εξουσιοδότησης ή να επιλέξει να του σταλεί ο υπερσύνδεσμος μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email) ή μέσω γραπτού μηνύματος (sms).Η αναγραφόμενη στην ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης ημερομηνία αντιστοιχεί και λογίζεται ως ημερομηνία έκδοσης της ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης. Με αυτόν τον τρόπο, ηλεκτρονική εξουσιοδότηση, που συντάχθηκε σύμφωνα με τα ανωτέρω, συνιστά έγγραφο βέβαιης χρονολογίας, τόσο στην ηλεκτρονική όσο και στην έντυπη μορφή της.

δ) Στο σημείο αυτό, ο χρήστης έχει τις εξής δυνατότητες:

i. Αποστέλλει στον εξουσιοδοτούμενο τον υπερσύνδεσμο μαζί με τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης του μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email) ή μέσω γραπτού μηνύματος (sms), είτε ενημερώνει τηλεφωνικά τον εξουσιοδοτούμενο για τον ως άνω αναγνωριστικό αριθμό είτε εκτυπώνει την ηλεκτρονική εξουσιοδότηση του, με σκοπό να την προσκομίσει στον εξουσιοδοτούμενο. Ιδιαιτέρως συνιστάται να μην ακολουθείται η εκτύπωση παρά μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις αδυναμίας. ή

ii. Αποστέλλει ηλεκτρονικά τον υπερσύνδεσμο μαζί με τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης της ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης του στον φορέα-λήπτη μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email),ή μέσω γραπτού μηνύματος (sms), είτε ενημερώνει τηλεφωνικά τον φορέα-λήπτη ή εκτυπώνει την ηλεκτρονική εξουσιoδότησή του, με σκοπό να την προσκομίσει στον φορέα-λήπτη. Ιδιαιτέρως συνιστάται να μην ακολουθείται η εκτύπωση παρά μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις αδυναμίας.

Δ2. Ενέργειες δημοσίων φορέων

α) Ο φορέας-λήπτης της εξουσιοδότησης υποχρεούται να αποδέχεται την κατά τα ανωτέρω εκδοθείσα εξουσιοδότηση σε μία από τις ανωτέρω περιγραφείσες μορφές.

β) Στην περίπτωση που ο χρήστης (εξουσιοδοτών ή εξουσιοδοτούμενος) αποφασίσει να αποστείλει ηλεκτρονικά την ως άνω εξουσιοδότηση, ο αρμόδιος υπάλληλος του φορέα- λήπτη θα λάβει ένα email ή ένα sms με έναν υπερσύνδεσμο μαζί με τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης. Μέσω του υπερσυνδέσμου, ο υπάλληλος του φορέα- λήπτη μπορεί να αποκτήσει εικόνα της ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης. Συγκεκριμένα, πατώντας τον υπερσύνδεσμο ο υπάλληλος μεταφέρεται στο περιβάλλον αυθεντικοποίησης της ΓΓΠΣΔΔ, όπου καλείται να αυθεντικοποιηθεί με κωδικούς taxisnet. Μετά την αυθεντικοποίησή του, ο υπάλληλος μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στο περιεχόμενο της ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης. Επιπλέον, με τη χρήση του υπερσυνδέσμου κάνει ταυτόχρονα και επαλήθευση του περιεχομένου της ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης συγκρίνοντας τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης στο σώμα της εξουσιοδότησης με αυτόν που έλαβε στο email ή με sms.

γ) Στην περίπτωση που ο υπάλληλος λαμβάνει την εκτυπωμένη εξουσιοδότηση, ο αρμόδιος υπάλληλος του φορέα-λήπτη καθώς έχει τη δυνατότητα να επαληθεύσει το περιεχόμενο της ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης, κάνοντας χρήση της υπηρεσίας επαλήθευσης του gov.gr πληκτρολογώντας τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης της εξουσιοδότησης. Συγκεκριμένα, ο υπάλληλος όταν εισέρχεται στην υπηρεσία επαλήθευσης μεταφέρεται στο περιβάλλον αυθεντικοποίησης της ΓΓΠΣΔΔ, όπου καλείται να αυθεντικοποιηθεί με κωδικούς taxisnet. Μετά την αυθεντικοποίησή του, ο υπάλληλος μπορεί να επιβεβαιώσει το περιεχόμενο και τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό της εξουσιοδότησης. Επισημαίνεται ότι ο μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης ενυπάρχει τόσο στην ηλεκτρονική όσο και στην έντυπη μορφή της εξουσιοδότησης.

δ) Ο εξουσιοδοτών έχει τη δυνατότητα να ανακαλέσει την ηλεκτρονική εξουσιοδότηση οποτεδήποτε μέσα από την εφαρμογή.

ε) Σε περίπτωση αμφισβήτησης του περιεχομένου της εξουσιοδότησης ή της ταυτότητας του συντάκτη αυτής (άρνησης της αποδοχής υποβολής), η ΓΓΠΣΔΔ, υπό την ιδιότητα του παρόχου της υπηρεσίας, έχει την αρμοδιότητα να επιβεβαιώνει το περιεχόμενο της εξουσιοδότησης, καθώς και τα αναγκαία στοιχεία αναφορικά με τον τον τρόπο που έλαβε χώρα η αυθεντικοποίηση της εξουσιοδότησης και να κοινοποιεί αυτά είτε στον εξουσιοδοτούντα είτε στον εξουσιοδοτούμενο είτε σε οποιονδήποτε αποδεικνύει ειδικό έννομο συμφέρον, υπό τις προϋποθέσεις του άρθρου 5 παρ. 2, 3 και 5 του ν. 2690/1999 (Α΄ 45), όπως ισχύει. Για τον σκοπό αυτό, η ΓΓΠΣΔΔ τηρεί τα αναγκαία μεταδεδομένα για χρονικό διάστημα τουλάχιστον επτά (7) ετών.

στ) Η ηλεκτρονική εξουσιοδότηση δεν υποκαθιστά σε καμία περίπτωση το συμβολαιογραφικό πληρεξούσιο.

Υποστήριξη σχετικά με την εφαρμογή των ως άνω προβλεπομένων υπηρεσιών θα παρέχεται εκτάκτως από στελέχη της ΕΔΥΤΕ ΑΕ στο εξής email: govgr@helpdesk.grnet.gr και τηλέφωνο επικοινωνίας 2152157843 .

Σημειώνεται πως αναφορικά με την επικαιροποίηση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών αλλά και τη λειτουργία νέων ηλεκτρονικών υπηρεσιών που θα παρέχονται μέσω της ΕΨΠ, θα αποστέλλονται συνεχείς και σχετικές οδηγίες από το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης.